Dove si guadagna in una ricerca
| Fase | Dove va il tempo | Dove si può recuperare |
|---|---|---|
| Definizione del profilo con il cliente | Riunioni e riformulazioni | Un formato fisso di brief |
| Ricerca dei candidati | La voce maggiore | Dall'archivio prima che dal mercato |
| Screening e colloqui | Molte ore, poche conversioni | Filtri migliori a monte |
| Presentazione al cliente | Preparazione dei profili | Formato riusabile |
| Attesa delle decisioni del cliente | Tempo morto, ma occupa la ricerca | Scadenze concordate |
| Chiusura e follow-up | Poco | — |
La seconda riga è dove si decide il margine: una posizione coperta con un candidato già presente in archivio costa una frazione di una ricerca partita da zero. È l'unica leva davvero grande.
Un archivio serve solo se si interroga
Ogni agenzia ha migliaia di profili incontrati negli anni. Quasi nessuna riesce a usarli, perché ritrovarli richiede di ricordare che esistono. Una ricerca per parole chiave sul curriculum non basta: chi cercava «responsabile produzione» non trova chi si è definito «plant manager», e quel candidato resta invisibile.
Cosa rende un archivio davvero utilizzabile
- Ricerca per significato, non per parola esatta: sinonimi, ruoli equivalenti, competenze affini.
- Lo storico delle interazioni: quando è stato contattato, per cosa, com'è andata.
- Il motivo per cui non è stato preso: spesso non era il candidato, era la posizione.
- La disponibilità dichiarata e la sua data: un «non ora» di due anni fa non vale niente.
- I profili scartati per una ricerca, che sono spesso perfetti per la successiva.
I numeri che contano
| Indicatore | Cosa dice |
|---|---|
| Giorni dalla presa in carico alla presentazione | Quanto è efficiente la ricerca |
| Giorni dalla presentazione alla decisione | Quanto vi rallenta il cliente |
| Candidati presentati per posizione chiusa | Se lo screening funziona |
| Quota di posizioni coperte da archivio | La leva economica principale |
| Ricerche chiuse su ricerche aperte | Se accettate mandati che non chiudete |
| Ore per ricerca contro compenso | Il margine reale, che quasi nessuno calcola |
L'ultima riga richiede di registrare le ore anche in un'agenzia di selezione, cosa che si fa raramente: senza, non si sa quali mandati convengono e quali si accettano per abitudine.
I dati dei candidati
Un archivio di curriculum è un archivio di dati personali, spesso di persone che non sono mai diventate clienti né dipendenti. Le regole su conservazione, informative e riutilizzo per ricerche successive non sono un dettaglio tecnico: vanno definite con il consulente privacy prima di costruire l'archivio, perché ricostruirle dopo significa dover ricontattare tutti.
- Per quanto tempo si conserva un profilo, e cosa succede alla scadenza.
- Come si informa chi invia una candidatura spontanea del riutilizzo per altre ricerche.
- Come si gestisce una richiesta di cancellazione senza perdere lo storico della ricerca.
- Chi in azienda può vedere quali profili.
- Cosa si può registrare su un candidato e cosa no: le valutazioni sono dati anch'esse.
Cosa verificare in un ATS
- 01
Cercare nell'archivio con parole vostre
Non con quelle del curriculum. Se una ricerca per «capo officina» non trova chi ha scritto «responsabile manutenzione», l'archivio resta inutilizzabile.
- 02
Registrare l'esito di un colloquio in un minuto
Se richiede cinque minuti e otto campi, non verrà registrato, e senza esito l'archivio non serve.
- 03
Riutilizzare i profili di una ricerca chiusa
Su una nuova posizione, senza reinserirli.
- 04
Esportare tutto
L'archivio candidati è il patrimonio dell'agenzia: se non si può portare via, siete legati a vita.
Chi fa selezione dentro una società che vende anche progetti ha in più un problema di raccordo: le stesse persone gestiscono mandati e commesse. È il caso in cui un unico sistema per ricerche, ore e margini evita di lavorare su due archivi paralleli, ed è il motivo per cui nel nostro PSA selezione e consulenza convivono nello stesso posto.